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Web会議の盛り上げ方にはコツがある?!心構えとポイントまとめ

新型コロナウイルス流行の影響で、在宅勤務の体制構築が余儀なくされている今、社内外問わずWeb会議が行われているのではないでしょうか?
Web会議は働き方が多様化する中で、経費削減・ライフワークバランスの向上などが期待できますが、まだまだ慣れない方も多いでしょう。
大事なメンバーと中々会えない状況の中で、Web会議が盛り上がらないと士気にも関わってきますよね

「Web会議の盛り上げ方が分からない」
「話し合いたい内容から脱線してしまう」
「終わりたい時間に終わらない」
など、お悩みの経験はありませんか?

本日は、Web会議も盛り上げ方について、心構えとポイントを解説していきます。


1 Web会議が盛り上がらない理由



慣れない在宅勤務の中で、Web会議はスムーズに行われていますか?
Web会議が盛り上がっていない理由は、以下ポイントを抑えていないのかもしれません。

1-1 Web会議を開催する目的が共有できていない

決まった時間に決まったメンバーが、なんとなくWeb会議に参加していませんか?
会議を行う理由は「意思決定」「議論」「共有」「確認」です。参加するメンバー一人一人がしっかりと目的を持ってWeb会議に参加しましょう。

1-2 話し合いに関係ないメンバーが参加している

Web会議に出席するメンバーは厳選できていますか?
参加人数が増えるとその分意見が増えて、意思決定までに時間がかかってしまいます。意思決定に時間がかかると、決めたい内容が決めきれません。本当に必要なメンバーを選定して、Web会議に臨みましょう。


1-3 話が脱線し、会議の時間が延びる

話を進めていると会議の目的と全く関係ない会話に脱線するケースが多々あります。特にWeb会議では、相手のリアクションや雰囲気が伝わりにくく、話の舵を戻すのにエネルギーが必要です。
今回のWeb会議は何が目的か、意識しながら進めてみましょう。

2 Web会議の盛り上げ方 〜心構え〜

上記ではWeb会議が盛り上がらない理由をピックアップしました。ここでは、Web会議の盛り上げるために必要な心構えを解説していきます。


2-1 【事前準備編】アジェンダを用意し、事前に共有する

Web会議が始まる事前準備として、会議が始まる前に”会議を行う目的”、”議題”を整理して参加者に周知しましょう。先程もお話したように、メンバーが目的を把握していなかったり、共通認識がズレていると、スムーズに進行ができませんし、盛り上がりにかけてしまいます。

Web会議が始まる前はアジェンダを作成し、出席者に事前に共有してWeb会議が開催される目的を認識してもらいましょう。


2-2 【事前準備編】3分前にはスタンバイする

Web会議では、画面が映らない・音声が聞こえないなどといったトラブルが発生するケースが考えられます。時間ギリギリに接続するのではなく、最低でも3分前には接続し、スムーズに会議が進められる体制を整えておきましょう。


2-3 【会議前半】Web会議がスタートしたら、アジェンダを共有し、何のための会議か認識を合わせる

事前にアジェンダを共有していたとしても、会議がスタートした段階で全員で再度目的を共有しましょう。会議のゴールを再度確認して、会議の精度を上げていきましょう。

2-4 【会議中盤】議題が終わるごとに、認識がズレていないか確認する

Web会議では相手のリアクションや雰囲気が伝わりにくい部分があります。もしかしたら音声が途切れて共通認識が持てていないかもしれません。
議題が終わるごとに決定事項を確認して、参加者の認識がズレていないか確認しましょう。


2-5 【会議終了前】決定事項について、いつまでに・誰が・なにをするのかを改めて確認する

会議を開催する目的が達成されたとしても、決定事項が実行されなければ意味がありません。
いつまでに・誰が・何をするのか、を改めて確認し、確実に実行されるようにしましょう

2-6 【会議終了後】議事録をまとめ、参加者に共有する

人間は物事を忘れる生き物です。Web会議で話した内容を議事録として記録し、振り返れるようにしましょう。

▼議事録内容
日時、開催場所、出席者、会議の目的、議題、結果、ToDo(いつまでに・誰が・何をするのか)、備考


3 Web会議の盛り上げ方 〜コツと注意点〜



上記では、Web会議の盛り上げ方 〜心構え〜ということで、事前準備から会議終了後までにする内容をまとめました。
ここからは、Web会議を盛り上げ方 〜コツと注意点〜、を解説していきたいと思います。


3-1 司会進行役を決めておく

Web会議に限らず、進行役がいないと会議がスムーズに進みません。
司会進行役は、”会議が目的に向かって進んでいるか”、”話がズレた際にさりげなく本題に戻せているか”、”良いアイディアが出た際に深堀りできているか”など、会議を盛り上げる上で、とても重要な役割を担っています。

3-2 アイスブレイクをする

全員がWeb会議に接続できたからと言って、すぐに本題に入ってはいけません。
在宅勤務週はメンバーと顔を合わせる貴重な機会ですので、仕事の進捗はどうか、困っていることはないか、プライベートと仕事の線引きはできているか、などを参加者に質問してみましょう。
コミュニケーションが活発になり、Web会議も盛り上がるかも?


3-3 自分が話さない状況では音声をOFFにする

Web会議では音声が途切れたり雑音が入ったりして、参加者に声が届かない可能性があります。スムーズに進行をするためにも、自分が話さない状況では音声をOFFにし、発言者の意見に耳を傾けましょう。


3-4 リアクションをしっかりととる

音声をOFFにしていると、発言者の意見が本当に伝わっているのか、分からなくなってしまいます。
頷いたりジェスチャーを取り入れることで、意思疎通を図ってみましょう。


3-5 終わりの時間を守る

Web会議は普段の会議と違って話が脱線しがちです。しっかりとアジェンダを用意し、時間配分なども参加者全員が意識することで、終わりの時間を守れるように意識しましょう。


Web会議を盛り上げるために、”会議の目的を共有”し、”生産性”を上げていきましょう

今回は”Web会議の盛り上げ方”にフォーカスしましたが、参考になりましたか?
コロナウイルスの流行で、社会全体の体力がジリジリと削られている状況だからこそ、Web会議を盛り上げるために、事前準備をしっかりと行い、生産性を上げていく必要があります
Web会議の盛り上げ方を実践して、全員でこのコロナショックを突破していきましょう!!

採用ハック編集部
採用ハック編集部

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