【例文あり】内定辞退を防ぐ！？採用通知メールのポイントとは？

「とっても良い人だったのに内定を辞退されてしまった・・」
「内定辞退率が高すぎる！どうにかしたい！！」
「内定時の採用通知メールで内定辞退を防げるのかどうかが知りたい！ついでに例文も見たい！」

内定辞退に悩んでいる人事の方、実は多いのではないでしょうか。
採用通知メールの内容は、内定承諾率に大きなインパクトを与えます。
今回は、内定者の心を掴むような採用通知メールのポイントを例文付きでお伝えします！

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採用通知メールはなんのために送るのか？

なぜ内定者に採用通知メールを送るのかと聞かれると、「内定者に採用を通知するため」だと言ってしまいそうですよね。しかし、採用通知メールは内定者に「あなたを採用します」と伝えるだけのものではありません。まずは、採用通知メールを送るその意義について確認しましょう。

採用通知メールは、内定者フォローの最初のステップ

複数の選考ステップを踏んで、やっと採用が決定！一区切りついて企業側も内定者側もほっと一息つくところ。しかし、同時に不安も現れます。
人事側としては、「内定承諾してくれるかな」「内定辞退されたらどうしよう…」という不安。内定者側としては、「本当にこの会社に自分は合っているのかな」「この会社に馴染めるのかな」といった不安が生まれます。
内定承諾率をあげるには、内定者のこれらの不安を解消し、自社への志望度をあげる内定者フォローを行わなければなりません。

その内定者フォローの最初のステップが、採用通知メールです。
内定者へ採用通知メールを送ったのちに、「内定者フォローを始めなければ」と考える人事の方が多いですが、それは間違いです。採用通知メールを送ったのちに内定者フォローが始まるのではなく、採用通知メールを送る時点で、内定者フォローは始まっています。

採用通知メールとは、内定者フォローの中の重要な最初のステップだと認識しましょう。

内定者の心をつかむ採用通知メールの4つのポイント

では、採用通知メールで求職者の心を掴んで内定承諾率をあげるには、どんなポイントを意識すれば良いのでしょうか。4つのポイントを紹介します。

1、オンリーワンのメールを作成する

これは採用通知メールを作成する際の心構えです。
誰にでも汎用できるテンプレのような内容だと、相手の心に響きません。
その相手だけに対するオンリーワンのメールを作成する気概で臨みましょう。
「採用通知メール一通一通書いてられないよ」と思うかもしれませんが、この一手間が採用の成果に絶対に直結します。

2、本人の魅力を伝える

採用するに至った内定者本人の魅力をしっかり言葉で伝えましょう。嬉しいのはもちろんのこと、「こんなに自分のことをみてくれているんだな、一人一人にちゃんと向き合ってくれる会社なんだな」と会社に対してポジティブなイメージを持ってくれます。

選考途中で聞いてきたエピソードや、実際の本人の発言を用いるとより相手の心に響きます。
例えば、「行動力があると感じました」といった誰にでも汎用できるような文章ではなく、「一念発起で休学し、アジア周遊を実際にやってのけた行動力」といった具合に、その人にしかない要素を盛り込んで伝えてみましょう。

また同時に、一緒に働きたい！という素直な気持ちを前面に出すことも重要です。

3、自社とマッチしている部分を伝える

就職活動とは、新しい環境に飛び込むという大きな人生の分岐点です。
内定者は「本当に自分はこの会社に合うのかな」という大きな不安を感じています。
この不安を解消するために、内定者と自社のマッチしている部分を伝えましょう。
本当にマッチしているのだと確信が持てるので、入社の意思を固めることができます。

4、できるだけ早く送信する

今は売り手市場ですので、内定者が複数の会社を選ぶ立場であることが多いです。
採用を通知する前に、内定者が別の就職先を決定してしまう可能性も十分あります。
また、接触後あまりにも時間がたってしまうと、志望度が下がってしまう恐れがあります。
そうなる前に、できるだけ早く採用通知メールを送信しましょう。

実際の採用通知メールの例文

今まで採用通知メールのポイントをお伝えしました。
もっと具体的にイメージしやすいように、実際のメールの構成と例文を紹介します。

採用通知メールの構成

1. 名前
2. 選考を受けてくれたことのお礼
3. 選考結果
4. 採用したい理由
5. キャリアイメージ
6. 内定承諾後の流れ（手順や必要な書類）
7. 最後の挨拶
8. 署名

余力があれば、その内定者に刺さりそうな自社の魅力部分をピックアップして伝えてあげるとなお良いでしょう。

心を掴む採用通知メールの例文

以下は、私たちインビジョン株式会社が送っているメール文章の一例です。お気軽にアレンジしてご活用ください。

◯◯様

今回は、数ある企業の中から弊社の選考を受けていただき、本当にありがとうございました！

社内でたくさん話し合った結果、◯◯様とぜひ一緒に働きたい！という結論に至りました。
本当に私たちとマッチするのか？といった不安もあると思うので、一緒に働きたいと思った理由と、勝手ながら私たちと合うなぁと思ったポイント添えさせてください。

◼︎一緒に働きたいと思った理由
・「空気は読まない、ぶち壊す。」自分だけの道を切り開く強さ
・居酒屋で気付いたら知らない人と仲良くなれるコミュ力
・昨日の自分より今日の自分。日々アップデートする成長意欲

◼︎マッチしていると思ったところ
・何よりも人ファーストなところ
・世に出ていない子供達に仕事の価値を提供してあげたいという想い
・圧倒的に「チームで何かを成し遂げたい！」という想いを持っているところ

まだまだありますが、いくつかピックアップしました。

今後の流れとしましては、◯◯様に内定をご承諾していただけましたら、入社手続きを進めてまいります。
◯◯様のご意志を教えていただけると幸いです。
何かご不明な点や不安なところがあれば、気軽に聞いてくださいね。
◯◯様と一緒に働けることを楽しみにしています！
今後ともどうぞよろしくお願いいたします。

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インビジョン株式会社
人事部
xxxxxxx（名前）

〒xxx-xxxx　（住所）
TEL ：xxx-xx-xxxx
FAX ：xx-xxxx-xxxx
MAIL：xxxx@xxxx
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採用通知メールは内定承諾率に直結するからこそ丁寧に書こう！

いかがだったでしょうか。採用通知メールを工夫するという一手間で、「一緒に働きたい」という温度感が伝わり、より良い採用ができます。
それに、一人一人にメッセージを送る人事ってなんだかかっこいいですよね。
内定辞退を防ぐためにも、人と向き合うかっこいい人事になるためにも、ぜひ採用通知メールの内容を工夫してみてください。

もし「一緒に内定辞退を防ぐメール文を考えてもらうだけでなく、採用活動全体を見直したい！」という方はぜひインビジョンにお問い合わせください！

一緒に採用を成功させましょう！よろしくお願いいたします！