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今話題のRPAが採用業務にも!導入から活用方法までご紹介します

今、業務効率や生産性向上ができるRPAへの注目が高まっていますよね。
このRPA、採用業務にも活用できるのをご存知ですか?
RPA導入に悩んでいる方向けに、RPAとは何か、導入のメリットやデメリット、採用業務における活用事例まで幅広くご紹介していきます!

目次[非表示]

    1. 0.1.RPAとは
    2. 0.2.RPA化に向いている業務
      1. 0.2.1.シンプルでたくさん回数が必要な作業
      2. 0.2.2.判断が必要になる作業には向いていない
    3. 0.3.RPA導入のメリットとは
      1. 0.3.1.業務効率の向上
      2. 0.3.2.人件費の削減
    4. 0.4.RPA導入のデメリットとは
      1. 0.4.1.利用できない場合もある
      2. 0.4.2.業務のブラックボックス化
      3. 0.4.3.PCやシステムの不具合時に止まる
    5. 0.5.RPAの3つのタイプ
      1. 0.5.1.デスクトップ型
      2. 0.5.2.サーバー型
      3. 0.5.3.クラウド型(SaaS型)
    6. 0.6.RPA導入の手順とポイント
      1. 0.6.1.①現状の業務を可視化する
      2. 0.6.2.②既存の業務システムの改善・リプレース検討
      3. 0.6.3.③RPA化
    7. 0.7.人事業務でのRPA活用例
      1. 0.7.1.メール送信業務
      2. 0.7.2.エントリー内容の確認作業
      3. 0.7.3.採用以外の人事業務にも
    8. 0.8.RPAを導入して効率的でスマートな人事に


RPAとは

RPAは「Robotic Process Automation」の略で、ロボットによる業務自動化の取り組みを指します。

主にバックオフィスにおけるホワイトカラー業務をRPA化してロボットに代行させる場合が多いでしょう。
ロボットといってもソフトウェアなので実体があるわけではありません。物理的に邪魔だったり、キーボードのタイピング音がうるさかったりということはないのです。

RPA化に向いている業務

RPA導入は、どんな業務であれば機能するのか気になりますよね。
RPA化にどんな業務が向いてるのか紹介します。

シンプルでたくさん回数が必要な作業

RPAは、人間がやるには大変な業務をロボットに覚え込ませて代わりにやってもらうもの。

向いている業務はズバリ、定型業務です。

一定のルールや規則に従って処理していく、単調な作業がいいでしょう。
それだけでなく、人間がやるには量や回数が多すぎる業務をロボットにやってもらうのがRPAの醍醐味とも言えます。具体的には、データ入力・転記・照合・出力やアプリ・システムの起動などがあげられます。

判断が必要になる作業には向いていない

業務を行うのはロボットですので、判断が必要になる業務はRPA化に向いていません。
問題解決を目的とした処理やアプローチ方法・プロセスを考える処理はできないと言ってもいいでしょう。

また、前述のようにルールが決まっている定型業務であっても、そのルールの変更が頻繁に発生する場合はRPA化に向いていません。ルール変更に対応するためには、RPAに組み込んだルールを組み直す必要があります。これが頻繁に発生するとかえって業務が増えてしまう可能性があります。

RPA導入のメリットとは

導入を考える材料として、RPAを導入するメリットとデメリットを整理してみましょう。

業務効率の向上

業務内容にもよりますが、人間がやると何時間もかかっていたのに、RPA化するとものの数分で終わってしまう場合もあります。24時間364日稼働できるので労働時間に縛られることもありません。

また、RPAは指示したとおりに動くので、うっかりミスなどのヒューマンエラーが起きません。確実に業務を遂行してくれるため、業務品質の向上ができます。

業務スピードと業務品質が向上し、業務効率をあげれるのです。

人件費の削減

前述のとおり品質・スピードが向上するので、RPA1台で数人分の働きをする場合もあります。これによって人件費の削減に期待が持てます。

その削減できた時間を使って、より生産性を高める動きが可能になるため、会社全体の生産性が上がるのです。


RPA導入のデメリットとは

では、導入することでどんなデメリットがあるのでしょうか。

利用できない場合もある

例えば、Webページへログインするときに画像に表示される文字を打ち込んだり、パズルを解いたりするときがありますよね。

これは悪質なロボットによる不正ログインや迷惑行為を防止するためのロボット対策です。
RPAは悪質なものではありませんが、ロボット対策によって弾かれてしまう場合があります。

業務のブラックボックス化

こちらはRPAを長期間利用した場合のデメリットです。
配置換えや退職により、RPA化した業務について詳しい人が詳しい人が減ったりいなくなったりする場合がありますよね。

もしRPAに不具合が起きたとき、RPA自体について分かる人がいなかったり、そもそもRPA化した業務内容が分からなかったりして対応が遅れる・できない、という事態になりかねません。

PCやシステムの不具合時に止まる

せっかくRPA化した業務が一時的にでもアナログ作業に戻るはめになり、生産性が低下してしまいます。

前述のようにブラックボックス化している場合、最悪業務自体が進められないこともあり、注意が必要です。

RPAの3つのタイプ


一口にRPAといっても、種類は一つではありません。代表的な3つのタイプの特徴を簡単に説明します。

デスクトップ型

PCにインストールするタイプで、RPA1台につきRPA1台が必要です。

そのため、1人から始められるほど手軽で、管理が楽である一方、機能が限定的で、他のPCとの間で連携を取れません。小規模なRPA化に向いています。

サーバー型

サーバー上にRPAを導入するタイプです。

複数のロボットを一括で管理・共有できます。そのため、組織的なRPA導入推進が可能で、社内の広い範囲の業務をRPA化するのに向いています。

セキュリティ面もデスクトップ型より安心でき、個人情報を扱うような高いセキュリティ要件が必要な業務にも向いています。

クラウド型(SaaS型)

RPAをWebブラウザから利用するタイプですので、自社内にサーバー構築の必要がありません。そのため比較的低コストで導入できます。

Webサービスなので、新機能の追加などが自動的に行われます。
クラウド型は、サーバー型と同様、大規模なRPA化に向いています。
しかし、業務データをクラウド上にアップする必要があるため、データ漏洩のリスクがあります。

RPA導入の手順とポイント


では、実際に導入する時はどんな手順で導入すれば良いのでしょうか。
ポイントと共に手順を説明していきます。

①現状の業務を可視化する

現状の業務フローはどうなっているのかを可視化しましょう。

ここでポイントとなるのは、業務をどうしたいか(=ToBeフロー)を描くことです。
フローを可視化したら、この業務がRPA化できるのかどうかを判断する必要があります。
RPA化できる業務であれば、どこを人に、どこをロボットに任せるかを仕分けしていきましょう。

②既存の業務システムの改善・リプレース検討

フローを整理してすぐRPA化を進めるのではなく、まずは現状のシステムを見直しましょう。
そもそも今使っているシステムを使い続けることが前提なのか否かも考える必要があります。
RPA化せずとも、アップデートやプラン変更でシステムを改善したり、違うシステムを導入したりすれば業務が改善される可能性があります。

③RPA化

RPA化する業務が決まったら、詳細な手順を書き出しましょう。

「〇〇を△△に入力する」

「〜したら〇〇をクリックする」

など、できる限り詳細に書き出すと、RPAを導入して手順を覚えさせる作業がスムーズになります。

導入後の業務変更は難しくありません。RPAに新しい業務を覚え込ませる際に難しいプログラミングは必要ないため、業務変更への対応はエンジニアじゃない人でも簡単にできます。

人事業務でのRPA活用例


定型業務が多いと言われる人事業務。冒頭でも採用場面で活用できると述べましたが、具体的にどのように活用すれば良いのでしょうか。RPAをどんな採用業務に活用できるか紹介していきます。

メール送信業務

スカウト・オファーメールや、面接・面談のリマインドなど、採用フローの中でメールを送る機会は多くあります。連絡の抜け漏れがあったり送信相手を間違えたりしてしまうと、せっかく応募してくれた求職者の意欲も下がってしまいますよね。

メールの内容が定型文である場合は、RPAに任せられるでしょう。

エントリー内容の確認作業

エントリー内容の確認作業は、RPAが得意とするデータ照会に近い作業です。

多数のエントリーの中で、記入漏れや不備があるものを事前に仕分ける作業は担当者に大きな負担となります。RPA化によって、その負担軽減が期待できます。

採用以外の人事業務にも

採用以外の人事業務にも、定型業務は多く存在します。

例えば給与計算におけるデータ照会をRPA化したり、入社・退職の際の、システムのマスタ登録・変更などもRPA化できる業務です。工夫次第で様々な採用場面で活用できるでしょう。

RPAを導入して効率的でスマートな人事に

いかがだったでしょうか。RPA導入によって、今まで時間を取られていた業務とお別れできます。
効率化で浮いた時間を、戦略を練るなど人にしかできない業務に使ってみてはいかがでしょうか。

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採用ハック編集部
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