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採用基準のメリット・デメリットと失敗しない設定方法

「フィーリングで採用してたらちらほら辞める人が出てきた」
「会社も大きくなってきているし、選考の効率化も図らねば」
「採用基準…そろそろ設けないといけないけど、やり方わからないし億劫だな」

そんな思いを持っている人事の方は多いのではないでしょうか。

今回は、採用基準を設けるメリットデメリットから採用基準の設定の仕方まで、どこよりもわかりやすく紹介します。

採用基準を設定するメリット3つ


そもそも採用基準を本当に設定すべきか迷ってる人事の方もいらっしゃるのではないでしょうか。まずは採用基準を設定すると、どんなメリットがあるのかを説明します。

選考が公平にできる

明確な採用基準があるため、面接官の好みや主観による評価を防げます。
どうしても面接官も人間ですから、採用基準がないと面接官の好みや主観で曖昧に評価されてしまう可能性があるのです。

また、見極めるべき基準があると、見るポイントが絞られるのでグッと選考がやりやすくなります。

入社後のミスマッチが防止できる

明確な採用基準があり、かつ選考が公平にできていれば、入社後のミスマッチを防止できます。
企業側にとっても、求職者側にとっても「入ってみたら合わなかった」となってしまうのは避けたいですよね。モチベーションや生産性の低下、社風に馴染めず離職など、ミスマッチは双方にとって良くない結果になってしまいます。

また、ミスマッチな人材を採用してしまう可能性と同時に、本当は活躍できた人材を不採用にしてしまうという事態を防ぐこともできます。採用基準があれば、活躍できるマッチした人材を採用できるのです。

入社後の定着率が高まる

マッチした人材を採用できると、必然的に入社後の定着率が高まります。
スキル的にも性格的にもマッチしていれば、本人もよりバリューを発揮でき、仕事が楽しくなります。採用基準をもうけ、基準に沿った人材を採用できると、結果的に定着率が高くなり、信頼できる心強い仲間を増やすことができます。

採用基準を設定するデメリット2つ

そもそも採用基準を本当に設定すべきか?意思決定するには、メリットとデメリットを秤に掛ける必要がありますよね。次は、採用基準を設定するとどんなデメリットがあるのかを紹介します。

リソースがかかる

この後紹介しますが、採用基準を設定するまでにはそれなりの時間的・人員的リソースがかかります。
人事担当者だけで基準を設定するのか、他の社員も巻き込んで設定するのか、どれくらい話し合いを重ねるのかにもよりますが、すぐにできるものでありません。少なくとも数日は必要だという覚悟は必要です。

きちんと採用基準が設定できていないと採用のミスマッチに繋がる

これは採用基準を設定すると必ず生まれるデメリットではなく、きちんと基準が設定できていなかった場合のデメリットです。

そもそもの採用基準を不適切なものにしてしまうと、ミスマッチな採用をしてしまう可能性があります。多少リソースをかけても、採用基準は適切なものに設定しましょう。

採用基準を設定するための事前準備

これまで採用基準を設定するメリットとデメリットを紹介しました。
メリットとデメリット両方を鑑みても、メリットの方が本当に大きいため、良い採用のために採用基準の設定は不可欠だと言えます。

では、実際に採用基準を設定するにはどうしたらいいのでしょうか。
採用基準を設定するために、必要な事前準備についてまずは説明していきます。

採用目標値の設定

まずは採用目標値を設定しましょう。
どの部署に、いつまでに、何人採用するのか?
人員計画を元に、これらを明確にすることが一番初めのスタートラインです。

採用目的の言語化

次に、採用の目的を言語化する作業を行いましょう。
採用目的を言語化することで部署ごとの採用基準が設定しやすくなります。
また、言語化することで、”本当に企業に必要な採用”という軸がブレなくなるので、「あれ?求人出したけど、やっぱり採らなくて大丈夫かも」なんて事態を防ぐことができます。

採用目的の言語化といっても少しわかりにくいかもしれないので、例を出してみましょう。
例えば、3月までに営業チームで一人採用したいとします。(これが採用目標値の設定です)
なぜなら、売上目標に対して営業の人員が少なくアッパーな目標を設定している現状だから。
売上目標と人員のバランスを整えて、適正な目標設定をし、確実に売上を確保したい。
つまりこの場合、採用目的は「売上の獲得と、売上目標と人員のバランスを整えるため」です。

採用基準を設定する5つのSTEP

ここまでの事前準備ができたら、次は本格的に採用基準を設定していきます。
基準を設定するステップは5つ。一つずつ説明していきます。

1、ハイパォーマー、ローパフォーマー分析を行う

まずは、社内で活躍しているハイパフォーマー社員、あまりバリューを発揮できていないローパフォーマー社員を数人選びましょう。それぞれどんな特性が共通しているのかを分析します。
リソースがない場合は、取り急ぎハイパフォーマー分析だけでも大丈夫です。

この時に考えるべき要素は大きく分けて二つあります。
一つ目が「タイプ」です。性格や志向、行動特性などその人の性格を指します。
二つ目が「スペック」です。学歴や経験、資格、スキルなど、定量的な事実を指します。
この二つの要素ごとに、どんな共通点があるのかを分析してみましょう。

具体的なやり方としては、一人ずつその人の特性を表すキーワードをどんどん出してみたのちに、似たキーワードや同じキーワードでカテゴライズしていくという方法がおすすめです。

2、募集職種ごとに、出てきたキーワードをMUST、WANTごとに分類する

次に、出てきたキーワード特性をMUST(絶対必要)・WANT(できればあってほしい)に分類します。不要そうなキーワードは消していきます。
この時に、理想が高くなりすぎないように注意しましょう。本当にこのMUST・WANT要素は必要なのか?を吟味してみてください。

コツとしては、MUST要素のキーワードを全て持ち合わせた人物像を想像して、「採用したい!」となるかどうかが一つの指標です。

3、キーワードを定義する

面接官が変わっても捉え方に違いが出ないように、キーワードの意味を定義しましょう。
例えば、「適応性」という言葉一つも、「会社の方針や変化に対する適応」なのか「人間関係に対する適応」なのかで意味が違ってきますよね。
言葉の定義は選考での公平性を高めるためにも、ミスマッチを防ぐためにも必要不可欠です。

4、基準をレベル分けする

ここからは、さらにより良い採用を行うための段階です。
定義したキーワードごとに、3〜5段階にレベルを分けを行います。
どのレベルだったら「合格」なのかが明確になるため、より公平な評価をすることができます。

「成長意欲」という基準だった場合、どういう風にレベル分けするのか例を出してみます。
レベル1:これといった成長意欲は感じられない
レベル2:成長意欲はあると言うが、実際成長に向かって自ら行動はしない
レベル3:成長したいという思いはあるがあまり行動しておらず、そんな自分を変えようとしている
レベル4:成長意欲はあるが、成長に向かっての行動はそこそこで人並み
レベル5:成長に貪欲で、自ら様々な行動を起こしている

このようにレベルごとに定義をすると、選考もかなりやりやすくなりますよ。

5、レベルごとに行動特性まで落とし込む

最後に、それぞれ定義したレベルごとに、どのレベルだったらどんな行動を取りやすいのかまで落とし込んでみましょう。
100%その行動特性に当てはまるとは言えませんが、そこまで定義しておけば選考の時に見極めやすくなり、マッチした人材を採用することができます。

採用基準は絶対に必要!5つのステップで失敗しない設定をしよう

いかがだったでしょうか。
採用基準の設定にはある程度リソースがかかるものの、メリットがとても大きいため、時間を確保してでも採用基準の設定をおすすめします。
「本当に重要なことほど、急ぎではない。だからこそ今やろう」。
弊社の人事内でも意識している考え方です。
採用基準を設定し、より良い採用をしていきましょう!

もっと詳しく知りたい場合は、お気軽に相談してくださいね。
採用に関することならまるっとなんでもお手伝いします。


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採用ハック編集部
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