catch-img

【人事向け】情報共有はこれでバッチリ!面接シートのフレームを紹介!

情報社会やCOVID-19の影響で、リモートでの働き方が増えてきた今日。

今までは選考の面接結果を口頭で共有できていたものの、時代の変化に合わせてきちんと情報共有の仕組みを整えなければならないと思っている人事の方も多いのではないでしょうか。

今回は、面接の情報共有がうまくいく、面接シートのフレームを紹介します!


面接シートが重要視される背景とは?


冒頭でも述べましたが、現在どんどん情報社会化が進んでいます。

COVID-19で情報社会化がさらに促進され、勤務体系が出社からリモートへと移行しています。

会議や商談も対面からリモートになり、住む場所すらオフィス付近である必要がなくなってきました。今後は世界中に社員がいて、リモートで仕事を進めていくという形になるでしょう。


そんな中、重要になってくるのが情報共有です。

今までは一緒に働くメンバーがオフィスにいたため、情報共有の仕組みがさほど整っていなくても特に問題がなかった企業も多いと思いますが、これからはそうはいきません。今後はあらゆる情報共有の体制をWEBに対応した形に整える必要があります。面接の情報共有も、その一端にすぎません。



面接シートを活用する意義


では、選考の場において、面接シートを活用することがどんな意義がなすのかを解説します。


いつでも誰でもどこでも情報を共有できる

面接シートをスプレッドシートやドキュメントで作っておくと、簡単に情報共有ができます。

いつでも誰でもどこにいてもシートにアクセスし、面接内容を把握できます。タイミングも各々で良いし、わざわざ情報共有の時間を作る必要がありません。働き方がリモートに移行しても、変わらず質を保った情報共有が可能です。


抜け漏れなく事実を伝えれる

面接シートに面接担当者が内容を入力することで、事実を抜け漏れなく伝えれます。

口頭の場合、主観の混じった一部の概要を切り取って共有するという形になりがちですが、面接シートの活用により、それがなくなります。次の面接担当者がより客観的に情報をキャッチし、公平な判断ができます。


質問がしやすくなる

まず、面接中に質問がしやすくなります。求職者の話のメモをとる場合、気になるポイントの部分を色付けしたり太字にすることで、気になったポイントを後々漏れなく深掘りできます。

また、選考前に面接シートを読んでおくと、仮説を立てて求職者に聞きたい内容の整理ができるため、面接の質向上につながるのです。




面接シートに必要なフレーム4つ


では、実際に面接シートを作成する際にどんなフレームが必要なのでしょうか。

今回は、必要なフレーム4つをご紹介します。


これは、実際の現場で活用されている面接シートフレームの一部です。

①全体の評価点

まず、一次選考から最終選考までの全体の評価を一目で見れるフレームが必要です。

選考基準に対し、面接担当者にそれぞれ点数を付けてもらい、「あの人はこのくらいの評価を付けたんだな」と全体感を把握することで、その求職者の採用角度やざっくりとした懸念点がわかります。


②事前共有事項欄

事前共有事項欄は、面接の前のルーティンをメモしておく欄です。

決まって説明する面接の流れや、選考を受けてくれていることに対するお礼などがここにあたります。企業によっては、面接の前に軽くアイスブレイクを挟んだり、最初に自社についての疑問を払拭する質問タイムを設けたりと、様々な工夫があると思うので、それらの内容を入力しておくといいでしょう。


③質問とメモ欄

必ず求職者に聞く質問や、する頻度の高い質問を項目に据え、それに対する求職者の答えをメモする欄です。ここが面接内容のメイン部分です。求職者の答えのメモをとることで、漏れなく情報を共有できます。

共有時の工夫として、他の面接担当者に見て欲しい部分の色を変えたり太字にするなどの工夫をするとより良いです。求職者の良いポイントを赤字に、懸念や気になるポイントを青字にするとわかりやすいのでオススメです。



④評価欄

面接の最終的な評価をする欄です。面接担当者名や合否、採用角度、良いポイント、懸念ポイント、もっと見極めたいポイントの項目を用意すると、より次の面接担当者に伝わります。

この欄で選考基準ごとの点数を付け、①の全体評価点の欄にリンクするよう関数を設定すると手間が省けて便利です。


面接シートフレームを作ってより良い採用をしよう!


いかがだったでしょうか。

今回の内容を参考にして、是非面接シートフレームを作成し、より良い情報共有と質の良い面接を行ってください。面接シートを作るリソースがないという方のために、スグにどんな企業様でも使える、面接シートのフレームを用意しています。

ミスマッチを減らせる有効な質問項目付きなので、もし気になったら気軽に問合せしてくださいね。一緒に採用を成功させましょう!

採用ハック編集部
採用ハック編集部

「採用できる会社をつくる」をコンセプトに 企業の人事、採用担当に向けて、人材業界の最新情報や求人市場の動向、求人広告掲載のお役立ち情報、採用課題を解決に導くコンテンツなどを発信♪


Seminar
おすすめセミナー


Ranking 人気投稿


Keyword キーワード


Tweet 中の人のつぶやき