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求人・募集要項の書き方の基本「ジョブディスクリプション」とは?

「会社も大きくなってきたので、一人一人の業務内容を整理したい。」
「もっと一人一人の業務を明確化して業務に集中できるようにしたい。」
「メンバー同士の連携力を高めたい。」

こんな風に思ったことはないですか?

そんな時には、ジョブ・ディスクリプションを明確にするのがオススメです。
今回は、ジョブディスクリプションの意味や意義、作成方法について紹介します!


目次[非表示]

    1. 0.1.今の時代、ジョブディスクリプションの作成が必要不可欠
      1. 0.1.1.ジョブディスクリプションの内容
    2. 0.2.ジョブディスクリプションが必要な理由は「ジョブ型雇用」の時代が来るから
    3. 0.3.ジョブディスクリプションを作成することで得られる効果
      1. 0.3.1.求人情報の充実、からの採用力の向上
      2. 0.3.2.個々が自分の業務に集中できる
      3. 0.3.3.連携が取りやすい
    4. 0.4.ジョブディスクリプションの作成方法
      1. 0.4.1.1)情報を集める
      2. 0.4.2.2)情報をまとめる
      3. 0.4.3.3)シートにまとめる
      4. 0.4.4.4)社内に共有・浸透
      5. 0.4.5.5)定期的に見直し(意外と忘れがち!要注意!)
    5. 0.5.ジョブディスクリプションの書き方の例
      1. 0.5.1.仕事内容で書くべきことはこれだ!
      2. 0.5.2.応募条件に書くべき!求める人物像を明記するときのコツはこれだ!
    6. 0.6.仕事内容欄を上手く書けない方は「ジョブディスクリプションを作成して、採用力や組織力をあげよう」


今の時代、ジョブディスクリプションの作成が必要不可欠

ジョブディスクリプションとは、日本語で言う「職務記述書」。
それそれのメンバーひとり一人の職務内容をわかりやすく示したものです。※A4サイズの紙やシートにまとめるのが一般的な分量です。

ジョブディスクリプションの内容

基本的な中身を簡単にまとめると以下のようになります。

  • 勤務地
  • 勤務時間、休日
  • 職位(肩書き、役職)
  • 部署、チームとその意義、人数、かかわり方
  • 業務の目的や意義
  • 日々の業務内容、各業務の割合
  • 必要なスキル、経験、資格
  • 給与、待遇、福利厚生
  • 求められる学歴、経歴

もっと詳しくするとするなら、以下の内容も明文化するといいでしょう。

  • 業務フローと連携チーム
    一般的に見ると業務内容がイメージしにくい職種の場合、業務フローも明文化すると、職務内容をイメージしやすくなります。
  • コミュニケーションフロー
    業務フローと共に、誰が誰にコミュニケーションをとるのかというコミュニケーションフローが明文化できていると業務がより円滑に進めやすくなります。
  • 責任範囲
    誰が業務のどこまで責任を持つのかを明文化すると、業務の円滑化はもちろん、採用力向上にもつながります。裁量権を求めている求職者に対し、具体的に魅力をアピールできるでしょう。

ジョブディスクリプションが必要な理由は「ジョブ型雇用」の時代が来るから

なぜ、ジョブディスクリプションの作成が必要不可欠なのでしょうか。それは「雇用のスタイルとして大きく2つあるから」です。

1つは「メンバーシップ型雇用」。いわゆる新卒一括採用を経て「年功序列賃金制度」「終身雇用」で働きます。「定年まで会社が面倒を見ますよ」という日本に根付いているお馴染みの雇用形態です。

そしてもう1つは「ジョブ型雇用」。これは仕事に対して人を充てるようなイメージです。欧米型とも呼ばれており、勤続年数や年齢は給与に反映されず、実力やスキルを重視します。いわゆる「成果主義」です。新卒を一括で採用することはしませんし、仕事に対して人を充てるのでタスクが終われば雇用契約を切るのも容易です。

そして近年、メンバーシップ型雇用の維持が難しくなっている企業が増えています。主な原因として

  • 新型コロナウィルスの流行により社会情勢が変わった。
    →航空業界や宿泊業界など需要が激減。コロナ禍で今後企業がどうなるかわからない。
  • 国際競争力の低迷によりジョブ型雇用にチェンジする企業が増えた。
    →メンバーシップ型雇用では突出した人材が採用できない、育たない

が挙げられます。パートタイマーや期間工などの非正規労働者が増えている中で、そもそもメンバーシップ型の雇用慣行が確立されていないことも問題視されています。

つまり多くの企業はジョブ型雇用に変更せざるを得ない状況になっているのです。そのジョブ型雇用で使用されるのがジョブディスクリプションなのです。

ジョブディスクリプションを作成することで得られる効果

ジョブディスクリプションを明確にするとどんなメリットがあるのか、その意義について説明します。

求人情報の充実、からの採用力の向上

ジョブディスクリプションが明確になると、企業側としても仕事内容をアピールしやすくなります。求職者にとっては「募集要項が明確になる」ため、自分の希望とマッチングしてるか明確になります。そのため、マッチング度の高い採用が可能になります。

ここが曖昧になってしまうと…

  • 求人票がうまく書けない、内容を膨らませた説明を求人票内でできない
  • どんな人なら、その仕事を全うできるか正しい判断ができない
  • 面接に来た人をとりあえず採用してしまいかねない

など、採用力が低いまま採用活動が長期化してしまったり、社内で人が定着しない問題に発展してしまったりします。


個々が自分の業務に集中できる

自分のやるべき業務が明確になるため、業務に迷わずコミットできるようになります。
各々の役割が明確か否かで当人のモチベーションが変わってくるため、特に組織作りにおいては大きなインパクトを及ぼします。

ここが曖昧になってしまうと…

  • A部署の人がB部署の人の仕事にまで介入してトラブルになってしまう
  • あれもこれも仕事を任されるようになり、どれが本業で兼業なのか分からなくなる
  • どの仕事で成果を出せば良いのか、評価されると妥当なのか人事も分からなくなってしまう

など、人事の評価制度や仕事の回し方や指示系統にも問題が出てしまいます。


連携が取りやすい

誰が何をしてるのか明確にわかるようになるため、「これはあの人と連携取ろう」「これはあの人に頼もう」など、意思決定の材料にできます。連携がとりやすくなり、チーム力の向上、そして業績アップにもつながっていきます。

たとえば、インビジョン内だとこういう風にやっています。

  • クリエイティブチームがホワイトペーパーの概要やデザインを作成し、専門的な内容はCSメンバーが作成する
  • 人事が広報チームに入って採用広報を行う
  • CS(カスタマーサクセス)内でもライティング寄りのメンバーとデータ分析運用寄りのメンバーがいるので適材適所で配置する

など、誰が何をやっているのかを明確に説明していれば、質問系統も指示系統も統一され、仕事が見違えるほど捗ります!

ジョブディスクリプションの作成方法

では、ジョブディスクリプションはどうやって作成してばいいのでしょうか。その作成方法について紹介します。

1)情報を集める

情報を集める方法としては大きく分けて3つあります。


  1. 観察:社内の仕事風景を見に行ったり仕事内容を見える化していきます
  2. インタビュー:1日密着取材など、採用広報に応用できるので便利です!普段どんな仕事をされていますか?とかなり細かく聞いていきましょう!(エンジニア採用など高度専門職の採用をするときは特に大切です!!)
  3. アンケート:アンケートフォームをつくる工数はかかってしまいますが、人数が多い部署にヒアリングを書ける際は有効です!答えてくれた情報をグラフでまとめていくと採用広報としても活用できます!


観察は、直属の上司や同じチームメンバーに対してだとやりやすいですが、他の場合には向きません。人数が少数の場合はインタビュー、人数が多い場合はアンケート方式をとるといいでしょう。

2)情報をまとめる

集めた情報を元にそれぞれの項目を明文化します。
中でも業務内容をまとめる部分が難しいので、ワンポイントアドバイスです。
1)の情報を集める時に、業務内容の重要度と頻度を点数化して聞いておくと主要な業務が把握しやすくなります。重要度と頻度を掛け合わせると、その業務の主要度合いが計算できます。

3)シートにまとめる

まとめた情報を、ドキュメントやシートに落とします。分量は、A4・1枚くらいのイメージです。
フォルダを整理したり、シートにリンク集を作ったりして、社内のメンバーが見やすいように工夫しましょう。

これが終わってから求人募集を書いていきましょう!

4)社内に共有・浸透

実際に作ったものを社内に共有します。せっかく作っても誰も見ないという状況になってしまってはもったいないので、ジョブディスクリプションを作成した意図や活用法を伝えましょう。

日常の場面で、「あの人は今どんな業務をやっているんだろう」「これ誰に頼めばいいんだろう」といった場合に、ジョブディスクリプションを見るように指示してみたり、組織図に紐付けると良いかもしれません。

便利な組織図テンプレートはこちら:https://saiyohack.com/dlform_organization_chart

5)定期的に見直し(意外と忘れがち!要注意!)

実態とジョブディスクリプションの中身に違いが出ないよう、定期的に見直しましょう。時期や配属などによって、業務内容やフローが変わることもあるはずなので、注意が必要です。


ジョブディスクリプションの書き方の例

では、実際にどう書けばいいかを見ていきましょう!あくまで一例なので、この通りに書こうとしなくてOKです!とはいえ、誰が読んでも誤解なく伝わる表現にしつつ、求職者が知りたい情報をてんこもりにした求人票を書かなくてはなりません!要点をおさえていきましょう!

仕事内容で書くべきことはこれだ!

仕事内容が200字も書けていない皆様、必ず以下を参考にして追記しましょう!

  • 1日の業務の流れ、1日に進める業務工数の詳細、業務の引継ぎがあるかどうか
  • 作業の進め方、マニュアルがあるかどうか(未経験者募集の場合、業界未経験者もいる可能性があるので、新人が担当する簡単な仕事内容も具体的に説明しましょう!)
  • 業務に必要なスキル(必須免許や資格、資格なしでもできて欲しいこと、あると望ましい経験などがあれば明記しましょう)
  • 仕事の大変な場面、難易度が高い仕事、ノルマについて(簡単で楽なことだけ、ポジティブな仕事だけ書いていれば応募が来ると思った!という方、大間違いです。人には成長欲求や自己実現欲求があるので、たとえ難しい業務があったとしても任せる可能性があるのであれば、乗り越えて欲しいステップアップがあることを説明しましょう!)

応募条件に書くべき!求める人物像を明記するときのコツはこれだ!

次に、応募条件(募集要項)の書き方です。

これはかなりガイドラインに違反している方が多いので注意喚起としても書かせていただきます。下手するとindeedでも求人ボックスでも掲載落ちしますので、くれぐれもご注意ください。

【記載すべきこと】

  • 必要なスキル、経験(必要な免許・資格の有無、能力や経験)
  • どんな人物が望ましいか(人柄、性格的なこと):便利ツールとしてソーシャルスタイル診断、MBTI診断、エゴグラム、エニアグラムなどの自己分析ツールを活用すると書きやすいです。どんなタイプ、キャラの人が欲しいか言語化しやすくなります♪

必要なスキルや経験は必須資格などを埋めれば比較的簡単に書けます。が、簡単そうに見える「どんな人物が望ましいか」については書き方に注意が必要です。

【応募条件を書く際の注意点】

  • 単純に「明るい人」などと言葉を羅列した書き方では人は集まりません:求人ガイドラインでは性格を理由に採用・不採用は決められないとなっているので「性格は厳密的に応募条件ではない」とされています。記載するのであれば「仕事でちょっとうまくいかないことがあったとしても寝れば次の日から切り替えて、再挑戦できる人」など人柄が分かりやすいように書くと良いでしょう。
  • ◎◎経験3年以上!など、経験年数で足切りするともったいないです:これは求職者が過ごしてきた環境や、やってきた職務によって大きく変動するので経験年数よりも「何がどこまでのレベルまでできるか」で足切りした方が採用チャンスが増えます。どうしてもスキルを見たいのであれば、せめてポートフォリオ必須などにしておきましょう。
  • ペルソナ、ターゲット設定は程々に:体育会系の人が欲しいからと言って「元体育会系の人、運動部だった人」と書いたり、資格取得で筆記試験があるからといって「関関同立、MARCH以上の大学を卒業した人」などと書いてしまうと応募も少なくなってしまいます。どこまで攻めて良いか分からない人はご相談ください。


【記載してはいけないこと※書くと違法になる可能性があります】

  • 年齢制限※長期キャリア形成、業界的に法令上定められているもの以外で年齢を制限する文言があればNGです
  • 性別指定※女性専用のフィットネスサロンなどの特別な条件がない限りNGです!表記には気を付けましょう! 例)カメラマン(マンは男性をイメージさせるのでNG)→撮影スタッフと表記すれば問題ありません!
  • 国籍指定:日本人じゃないと、外国人じゃないとダメ!などもNGです!どうしても書きたいのであればどう表記すべきかをご相談ください!
  • 住所の指定:交通費を支払いたくない、ケチりたいので近所の人募集!って書いたら違法です、やめましょう!下手したら差別表現で訴えられるかもしれませんよ!!
  • 身体的特徴で応募を制限:五体満足の人など、あからさまに書く人はあまり見かけたことはありませんが、それを示唆する文言や表現も絶対に避けてください!※不快なコンテンツも掲載落ち理由になります!
  • 精神面、健康面での応募制限:健康な人、精神疾患を持っていない人、体力がある人などの書き方もNGです!やめましょう!



仕事内容欄を上手く書けない方は「ジョブディスクリプションを作成して、採用力や組織力をあげよう」

そんなん言われても書けるかー!!!ってなった方も、落ち着いてご覧いただいている方も、いかがだったでしょうか。

会社規模によってはジョブディスクリプションをまとめたり、求人を書くのに少しリソースがかかりますが、ジョブディスクリプションを作成すると、採用や組織開発に大きな効果をうむことができます。…というよりも作成せざるを得ない時代が近く来るでしょう。
今回の内容を参考にして、是非明確にしてみてください!

とはいえ、求人広告や求人票には記載すべき項目がたくさんありますので、アレンジする方法が全く分からない方も多いと思います。まず原稿の書き方の基礎をまとめた資料がございますので、ぜひお持ち帰りください!

無料ダウンロード「理想の求職者から応募が来る!求人原稿の書き方を公開!」

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