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ジョブディスクリプションとは?意義と作成方法を紹介!

そろそろ会社も大きくなってきて、一人一人の業務内容を整理したくなってきた。
もっと一人一人の業務を明確化して業務に集中できるようにしたい。
メンバー同士の連携力を高めたい。こんな風に思ったことはないですか?

そんな時には、ジョブディスクリプションを明確にするのがオススメです。
今回は、ジョブディスクリプションの意味や意義、作成方法について紹介します!

ジョブディスクリプションとは


ジョブディスクリプションとは、日本語で言う「職務記述書」。
それそれのメンバー一人一人の職務内容をわかりやすく示したものです。
A4サイズの紙やシートにまとめるのが一般的な分量です。


ジョブディスクリプションの内容

基本的な中身は以下のようなものです。

  • 勤務地
  • 勤務時間
  • 職位(肩書き、役職)
  • 部署、チームとその意義
  • 業務の目的や意義
  • 日々の業務内容
  • 必要なスキル、経験
  • 給与、待遇

もっと詳しくするとするなら、以下の内容も明文化するといいでしょう。

  • 業務フローと連携チーム
    一般的に見ると業務内容がイメージしにくい職種の場合、業務フローも明文化すると、職務内容をイメージしやすくなります。
  • コミュニケーションフロー
    業務フローと共に、誰が誰にコミュニケーションをとるのかというコミュニケーションフローが明文化できていると業務がより円滑に進めやすくなります。
  • 責任範囲
    ​​​​​​​誰が業務のどこまで責任を持つのかを明文化すると、業務の円滑化はもちろん、採用力向上にもつながります。裁量権を求めている求職者に対し、具体的に魅力をアピールできるでしょう。

ジョブディスクリプションを明確にする意義


次に、ジョブディスクリプションを明確にするとどんなメリットがあるのか、その意義について説明します。


採用力の向上

ジョブディスクリプションが明確になると、企業側としても仕事内容をアピールしやすく、求職者にとっても、条件が自分の希望とマッチングしてるか明確になります。そのため、マッチング度の高い採用が可能になります。

個々が自分の業務に集中できる

自分のやるべき業務が明確になるため、業務に迷わずコミットできるようになります。
各々の役割が明確か否かで当人のモチベーションが変わってくるため、特に組織作りにおいては大きなインパクトを及ぼします。

連携が取りやすい

誰が何をしてるのか明確にわかるようになるため、「これはあの人と連携取ろう」「これはあの人に頼もう」など、意思決定の材料にできます。連携がとりやすくなり、チーム力の向上、そして業績アップにもつながっていきます。



ジョブディスクリプションの作成方法

では、ジョブディスクリプションはどうやって作成してばいいのでしょうか。その作成方法について紹介します。



1)情報を集める

情報を集める方法としては大きく分けて3つあります。
一つ目は、観察。二つ目はインタビュー。三つ目はアンケートです。
観察は、直属の上司や同じチームメンバーに対してだとやりやすいですが、他の場合には向きません。人数が少数の場合はインタビュー、人数が多い場合はアンケート方式をとるといいでしょう。


2)情報をまとめる

集めた情報を元にそれぞれの項目を明文化します。
中でも業務内容をまとめる部分が難しいので、ワンポイントアドバイスです。
1)の情報を集める時に、業務内容の重要度と頻度を点数化して聞いておくと主要な業務が把握しやすくなります。重要度と頻度を掛け合わせると、その業務の主要度合いが計算できます。


3)シートにまとめる

まとめた情報を、ドキュメントやシートに落とします。分量は、A41枚くらいのイメージです。
フォルダを整理したり、シートにリンク集を作ったりして、社内のメンバーが見やすいように工夫しましょう。


4)社内に共有・浸透

実際に作ったものを社内に共有します。せっかく作っても誰も見ないという状況になってしまってはもったいないので、ジョブディスクリプションを作成した意図や活用法を伝えましょう。

日常の場面で、「あの人は今どんな業務をやっているんだろう」「これ誰に頼めばいいんだろう」といった場合に、ジョブディスクリプションを見るように指示してみたり、組織図に紐付けると良いかもしれません。


5)定期的に見直し

実態とジョブディスクリプションの中身に違いが出ないよう、定期的に見直しましょう。時期や配属などによって、業務内容やフローが変わることもあるはずなので、注意が必要です。



ジョブディスクリプションを作成して、採用力や組織力をあげよう

いかがだったでしょうか。会社規模によっては少しリソースがかかりますが、
ジョブディスクリプションを作成すると、採用や組織開発に大きな効果をうむことができます。
今回の内容を参考にして、是非明確にしてみてください!

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採用ハック編集部
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