catch-img

リモートワークでも大丈夫!ペーパーレスでスムーズな契約を可能にする、クラウドサインとは?

新型コロナウイルスによる緊急事態宣言によって、自宅からの勤務である「リモートワーク」を経験した方も多いと思います。

そんな中、どうしてもリモートワークじゃできない業務もありますよね。

そのうちの一つだと思われている契約締結業務ですが、なんとオンライン上で完結することが可能!

今回は「クラウドサイン」というサービスについてご紹介します。


クラウドサインとは

クラウドサインとは、市場においてシェア率8割以上を誇る、電気契約サービスです。

https://www.cloudsign.jp/

紙と印鑑をクラウドに置き換えることで、契約作業をパソコンだけでスムーズに完結できます。

電子契約とは

従来の紙の契約書を電子文書に置き換えたもの。

インターネットを用いて契約を完結できるのが特徴で、電子署名やタイムスタンプを用いることで双方の合意を証明し、法的効力を持たせられます。


※タイムスタンプ…ある時刻にその電子データが存在していたこと、それ以降改ざんされていないことを証明する技術

クラウドサインにおける契約締結までの3STEP

契約書を準備する

クラウドサインでは、契約書、申込書、発注書などのざまざまな契約書類を取り扱えます。

これらの契約書類をPDF形式にして、クラウドサインにアップロード。

複数の書類があっても大丈夫です。

取引先への確認依頼

送り先のメールアドレスや、押印・署名などの欄を設定したら、契約書類を送信します。

すると取引先にはクラウドサインからメールが届きます。


送信者側では、契約書の閲覧や契約の進捗状況の確認、確認依頼のリマインドが可能です。

取引先による押印

届いたメールに記載されたURLからクラウドサインにアクセスしてもらい、押印してもらえば契約は締結されます。

このとき、取引先がクラウドサインのアカウントを持っていなくても、契約締結が可能です。

クラウドサインのメリット・特徴

契約締結までのスピードアップ

従来の方法では、契約書をプリントアウト、郵送、受理、押印、返送、など契約締結までのやり取りに多くの時間が割かれていました。

相手先の都合によっては、遠方まで出向かなければならなかったりして、契約締結までに何日もかかったりする場合も。。

クラウドサインを使えば、すべての作業がクラウド上で完結するので、わずか数分で契約締結まで終えることができます。

コストの削減

紙の契約書の場合にかかっていた、紙代、印刷代、郵送代などの多くのコストが削減できます。

さらに、紙での作業がなくなり、事務作業にかかっていた時間面のコストも削減できます。

コンプライアンス強化

クラウド上で一元管理することで、業務の透明性が向上し、抜け・漏れを防げます。

また、紙の書類で起こりえる、書き足しや印字などの改ざん防止にもなります。

外部連携機能の充実

クラウドサインは他のシステムとの連携機能も充実しています。

連携できるシステムには、Slack、kintone、Huddle、Salesforceなどがあげられます。

また、Web APIが公開されているので、他のシステムとの連携も可能です。

万全のセキュリティ

クラウドサインは弁護士ドットコムが運営していることもあり、万全のセキュリティ体制が整っています。

代表的な例としては、電子署名と認定タイムスタンプによる完全性と真正性の確保があります。

電子署名のみの契約書の場合の有効期限が1年であるのに対し、タイムスタンプが付与されたものは10年に延長され、その間の改ざんが検知できるようになります。

他にもたくさんの機能でセキュリティが守られています。

チャットサポート

管理画面の右下のアイコンから、チャットで問い合わせができます。

実際に使っている人の間では数分で返ってくる場合も多いと評判で、かなり迅速なサポートが受けられるといえます。

クラウドサインのデメリット

送信代がかかる

印刷代などのコストが削減できる一方で、送信代に200円がかかってしまうのはデメリットと言えるかもしれません。

他の電子契約サービスと比較しても、少し高めであるようです。

PDFにしか対応していない

契約書の内容が変わった場合、契約書類をもう一度作り直し、それをPDFにして再アップロード、という手間がかかります。

Word形式でそのままアップロードできれば便利だな、という声も多いようです。

クラウドサインの料金形態



 Standard
Standard plus
Business
月額固定費用
¥10,000
¥20,000
¥100,000
送信件数ごとの費用
¥200
¥200
¥200
ユーザー数
無制限
無制限
無制限
送信件数
無制限
無制限
無制限
主な機能
書類作成・送信
電子署名+タイムスタンプ
テンプレート作成・管理
チーム管理
Web API
書類作成・送信
電子署名+タイムスタンプ
テンプレート作成・管理
チーム管理
Web API
紙の書類インポート機能
書類作成・送信
電子署名+タイムスタンプ
テンプレート作成・管理
チーム管理
Web API
紙の書類インポート機能
アカウント登録制限
IPアドレス制限
承認権限設定
高度な管理機能
SSO(シングルサインオン)機能
電話サポート


一番下の Standard プランでも、基本的な機能が備わっているため、多くの企業はこちらのプランでも十分だといえます。

これまでの紙の契約書もまとめて管理したい場合は、紙の書類をインポートできる機能が追加される Standard plus プランが良いでしょう。

さらに高度なリスク管理機能を求めるなら、Business プランが最適です。

クラウドサインでペーパーレスかつスムーズな契約締結を

リモートワークなど、働き方が多様化している今こそ、ペーパーレスでスムーズな契約締結が必要になってくるでしょう。

クラウドサインは豊富な機能に加えて、サポート体制も充実しています。電子契約サービスが初めての企業にもうってつけです。

シェア8割以上を誇るという点からも、優れたサービスである証。

ぜひ導入を検討してみてはいかがでしょうか。

採用ハック編集部
採用ハック編集部

「採用できる会社をつくる」をコンセプトに 企業の人事、採用担当に向けて、人材業界の最新情報や求人市場の動向、求人広告掲載のお役立ち情報、採用課題を解決に導くコンテンツなどを発信♪

求人原稿の書き方がわかるブックプレゼント

求人原稿の書き方がすべてわかる「極秘資料」を無料でプレゼント

「求人原稿の書き方がわからない!」「とにかく応募が来る原稿の書き方が知りたい!」という方必見。
年間2500応募を集めるインビジョンが、理想の求職者から応募が来る求人原稿の書き方を伝授します!
▼具体的な内容
・応募が来ない求人原稿の特徴
・インビジョンの採用実績
・インビジョンの原稿作成方法
・求職者・お客様の声

期間限定ブックの為、いますぐお問い合わせください。


Seminar
おすすめセミナー


Ranking 人気投稿


Keyword キーワード


Tweet 中の人のつぶやき