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BPOサービスとは?特徴・メリット・導入のポイントをまとめて紹介

人手不足が背景にある業務効率化や、グローバル化への対応への手段としてBPOサービスの導入が注目されています。

今回は、BPOとは、そしてその特徴やメリット、導入時のポイントをまとめてご紹介します。



BPOとは

BPOは Business Process Outsourcing の略で、企業が自社の業務プロセスを外部企業に任せることをいいます。

アウトソーシングの一種で、経営的な観点から多くのメリットを得られる他に、外部業者の持っているノウハウによる付加価値も期待できます。

BPOサービスの特徴

従来のアウトソーシング

コア業務に集中するために、ノンコア業務である人事や経理などの業務を外部企業に委託します。

人員不足や業務量の急増などによる一時的あるいは短期間の導入が多く、依頼する企業が外注先に業務を指示し、遂行してもらうスタイルです。

作業のみを任せるならこちらのサービスが向いていますね。

BPOサービス

コア業務に集中するために、ノンコア業務を委託するところまでは従来のアウトソーシングと変わりません。

BPOサービスの特徴は、依頼する企業が外注先に主導権を譲り、外注先の意思で業務のプロセス、アイディアなど全ての業務の流れを遂行するというところです。

外部の人材を活用し特定のタスクを委託する、というだけでなく、業務のやり方や使うシステムの導入、必要人材の採用といったところまでお任せ。

業務改善や見直しも必要なのであれば、BPOサービスが向いています。

BPOサービス導入のメリット

BPOサービスを導入すると、以下のようなたくさんのメリットが期待できます。

経営資源を有効活用できる

BPOサービスは上述のとおり、全ての業務プロセスを委託するという特徴があり、自社の一部門のように活用できます。そのため、その部門には人材・設備といった経営資源を投入する必要がなく、集中的にコア事業への配分が可能です。

業務の質が向上

BPOサービス事業者はノウハウや経験の蓄積によって、専門性の高いパフォーマンスを発揮してくれます。経験値が高く業務に精通したスタッフの働きにより、自社で業務を担うよりも高品質になることが期待できます。

コスト削減

業務委託により、人件費の削減が期待できます。

その分委託費用が発生しますが、委託先の外部企業は同様の業務を複数の企業から請け負っているため、全体的なコストは下げられる場合が多いです。

業務環境の変化に対する柔軟な対応

法改正やテクノロジーの進歩、グローバル化など、業務を取り巻く様々な環境の変化に対しても、ノウハウや専門性の高いスキルによって柔軟に対応できます。

セキュリティ対策・教育への対応

社内のセキュリティ強化のために必要なのは、業務フローの見直しや社員教育、システム導入などを行うための人材やコスト。

業務を委託されるという事業であるため、BPOサービス業者の中にはISMSやプライバシーマークを取得している業者が多くいます。

そのため、コストや手間をかけずにセキュリティの強化を図ることができます。

BPOサービス導入のデメリット・リスク

メリットは多いですが、デメリットやリスクが無いわけではありません。BPOサービス導入の際は、以下のような点も把握しておきましょう。

業務の自社対応が困難に

業務プロセスをBPO業者に丸投げすると、自社で細かい業務手順の変更を管理したり、ノウハウを蓄積したりするのが難しくなります。

また、BPO業者に任せた業務をもう一度自社に戻すことも難しいです。


社員のモチベーション低下

BPOサービスを導入すると、それまでその業務についていた社員の配置転換やリストラが生じる可能性があります。

それによって、本人のみならず周りの社員のモチベーションにも影響があるかもしれません。

委託に向けた準備期間とコストがかかる

どんな業務においても、BPO業者に委託する前には必ずかかってしまう準備期間や移行コスト。BPO業者との打ち合わせはもちろん、実際に引き継ぎをする実務担当者の協力が必要です。

初期コストも含め、移行にかかる費用を全て算出して、自社にとって本当にBPO化が有用かどうかを検討する必要があります。

BPOサービス導入のステップとポイント

BPOサービス導入の6ステップ

BPOサービス導入には大きく分けて以下の6つのステップを踏みます。

  1. 現状分析
  2. 導入後のイメージを明確化
  3. 総コスト算出
  4. BPO事業者の選定
  5. 移行計画の策定
  6. 業務の引き継ぎ

ポイント1:対象業務の見極め

BPO化の対象となるのは、主に人事や経理などのノンコア業務です。

まず、自社のコア業務がなにかを見極める必要があります。経営資源を投入すべきコア業務はBPO化の対象にはなりません。

また、コア業務以外にも、自社の強みになる業務がある場合はBPO化の対象からは外しましょう。

ポイント2:導入目的とゴールを明確に

対象業務となるノンコア業務が決まったら、BPO化の目的とゴールを明確にしましょう。

例えば、定型業務ならば◯%のコストダウン、非定型業務ならば◯%効率化など、ゴールを明確に定めることで、導入から運用までがよりスムーズになります。

ポイント3:窓口の一元化

複数の業務をまとめて委託する場合、できるだけ担当部署や連絡窓口を一本化し、全体最適化を図れるようにしましょう。

BPOサービス事業者選び 12のチェックポイント

BPOサービス事業者はさまざま。自社に合った業者選びのための、12のチェックポイントを紹介します。

1. 専門性とノウハウ

ここでチェックするのは、提供されるサービスの専門分野や、その深さが自社に合っているかどうか。具体的には、専門分野別の人員数や有資格者数などをチェックすると良いでしょう。

2. 実績とユーザー評価

受託件数・処理数や、業界・業務別の事例などをチェックしましょう。また、実際に利用したユーザー評価などがあれば確認しておくと良いと思います。

3. サービス品質

業務のアウトプットやマニュアルの見本、あるいはSLA(サービスレベル契約)をチェックして、一定レベルの品質が担保されているかどうかを見ます。

4. 価格設定

初期費用や業務パッケージ料金、ランニングコストをチェックして、費用対効果が十分かどうかを確認しましょう。

5. 納期設定

定期業務、不定期業務の提供スピードやリードタイムが適切かどうかをチェックします。

6. 企業規模・資本系列

企業規模や資本系列の他に、信用力などもチェックしましょう。また、自社やステークホルダーと競合関係にないかもチェックの必要が。

7. 業務領域・業務量

ここでチェックするのは、特定分野に特化しているのか、周辺分野へも対応しているのか。また、繁忙期や事業成長に伴って業務量が増えたときに対応してくれる余力があるかも確認しておきましょう。

8. セキュリティ対策

ISMSなどの第三者認証を取得しているかどうか、機密保持、個人情報保護対策のドキュメントがあればチェックしましょう。また、現場視察などで現場の徹底状況が確認できるとより良いでしょう。

9. BCP(事業継続計画)対策

災害や事故などに対する備えとしてBCPがあるかどうかを確認しましょう。

10. フレキシビリティ

フレキシビリティ=変化に対する柔軟性・融通性。法制度の改正や自社の事業拡大、組織変更に伴う運用変更への対応が可能かをチェックしましょう。

11. コミュニケーション

業界用語やITリテラシーなどの共通言語があるか、共通ツールは使える環境にあるか、担当者間の円滑なコミュニケーションが可能かどうかをチェックします。特に、BPOサービス事業者が海外の会社である場合、日本語のレベルの他に、国民性や習慣のギャップ、業務のスピード感などが十分理解してもらえるかが重要です。

12. パートナーシップ

事業の相乗効果が期待できるかどうかをチェックします。また、自社の企業風土とミスマッチな企業は避けたほうが◎


BPOという新たな経営戦略

BPOサービスの導入は、経営資源の配分という経営戦略の一部です。

単に業務を代理で遂行してくれるだけではなく、経営という観点から、広く課題を解決することを目的としているのがBPOサービス。

また、外部のリソースを有効活用することで、環境変化への適応力強化が期待できます。

企業価値を高める有効な経営手法として、BPOサービスの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

採用ハック編集部
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