採用管理システムとは、応募から採用に至る人事業務プロセスを、ひとつのシステム上で一元管理できるシステムのことです。英語では「Applicant Tracking System」と表記され、略してATS呼ぶ場合もあります。
少子高齢化や好景気の影響により、売り手市場と言われている現代。採用に苦戦している企業も多く、企業の採用活動の強化・効率性は重要性を増してきています。インターネットやスマートフォンなどの普及により、求職者は時間や場所に捉われることなく就職活動が可能になりました。また、求人市場の変化やインターネットの普及により、企業側は早急かつ丁寧な対応が必要とされるようになりました。しかし、採用活動は掲載する求人の準備や応募者への対応などで多くの工数を割く必要があり、採用活動とその他の業務の板挟みになり採用担当者が疲弊してしまい満足が行く採用ができない…という状況に陥ることもあります。

そんなお悩みを解決してくれるのが採用管理システム(ATS)なのです。では実際に採用管理システムは人事担当のどんな悩みを解決してくれるのでしょうか

採用管理システム（ATS）が解決できる悩み

1.「自社の採用サイトが無い」という悩み

「そもそも自社の採用サイトを持っていない！」という悩みを解決できるのが採用管理システム。 採用管理システムは自社の採用サイトとして利用する企業は多く存在します。デザイン性などはある程度制限されますが、写真や会社紹介ページなどで社風を伝えられます。
従来の求人サイトでは文字数制限の関係で伝えられなかったような情報や必要とするような人物像などを明瞭に伝えられ、今まで発信しきれていなかった自社の魅力を発信できます。

2.「複数の求人サイトの求人管理をする時間がない」という悩み

サービスにもよりますが、採用管理システムに掲載した求人はIndeedや求人ボックス、スタンバイといった連携している求人メディアに自動掲載されます。そのため一つ一つの求人サイトに会員登録をして求人情報を登録する必要がなくなり、それにかかる時間を削減できます。

3.「媒体ごとの応募者管理に手が回らない」という悩み

「応募者を確認するために複数サイトにログイン」
この作業が毎朝のルーティンになっている人事担当者も多いです。
採用管理システムは複数サイトに求人は掲載されますが、応募が入った際も採用管理システム上で全て管理できます。システム上でどの求人サイトから応募が入ったかや、求人のPV数などもわかるため、分析が容易であり、応募者の見落としもなくなるため効率的に採用活動できます。

4.「業務の引き継ぎが複雑化している」という悩み

採用管理システムは「前任から引き継いだが、採用情報が複雑すぎて全くわからない」といった悩みも解消してくれます。
採用手法も多様化しており、複数の求人サイトを使ってる企業が増加。それに伴う採用業務の管理工数も増え、情報漏れや他担当者への引き継ぎ不足などによる採用業務の属人化の恐れもあります。しかし、採用管理システムは採用に関する業務を一元管理してくれます。採用フローの可視化ができるため情報漏れや対応漏れの減少につながります。また引き継ぎも容易になるため、採用状況が担当しか分からないといった属人的な採用から向け出すことも可能。

採用管理システム（ATS）のメリット

採用管理システム導入に当たって実際にどんなメリットがあるのでしょうか。人事の採用業務削減から、自社の採用力強化まで。採用管理システム導入するメリットまとめましたのでご確認ください。

1.求人情報が影響力のある媒体に一括掲載

採用管理システムは世界最大級の検索エンジン「Indeed」と連携している場合が多く、採用管理システムを導入するだけで、影響力のある求人サイトに自社求人が掲載。また、食べログを運営しているカカクコムの「求人BOX」やビズリーチが運営している「スタンバイ」といった求人サイトにも連携しており、自社の求人情報が一括して影響力のある求人サイトに掲載されるのが大きなメリットです。

2.応募者の一元管理

採用管理システムは、採用情報の一元管理により、応募者情報や採用の進捗などの可視化が可能。現状を一目で把握できるため、応募者対応の漏れを防ぎます。情報共有も容易なため、現状把握がしっかりでき、無駄のない採用活動が可能。選考にかかわるデータをシステム上で共有でき、採用業務の属人化を防止が可能。その結果、人事担当者の採用工数と負担減少につながり、選考に集中できる環境を作れます。

3.応募フローの可視化、共有化

採用までには、書類選考や面接日時の設定、面接、社内選考会議、応募者への通知、内定者による承諾などがあります。選考過程で、意思決定に時間がかかったり、面接日時の調整などが発生したりすると、応募者への対応が遅くなり、人材の確保に必要不可欠なスピーディーな採用が困難になります。また、採用選考から内定まで採用担当者のみしか理解をしていないという属人化している環境では、その担当者が急な休暇や退職してしまった場合に採用活動もストップしてしまう可能性も。
そんな場合に採用管理システムを導入し、採用に関する情報を一元管理することで、面接スケジュールの管理や社内の意思決定、面接スケジュールの調整もスムーズに進むため、採用までのリードタイムが短縮できます。そして応募フローの可視化、共有化は採用担当者の工数の削減と会社全体の採用活動の質の向上に繋がるメリットもあります。

採用管理システム（ATS）のデメリット

採用管理システムは導入していない企業はメリットが多いですが、導入においてデメリットが生じることも…
導入時に生じてしまう可能性があるデメリットまとめてみました。

1.規模によってはコストに合わない

採用管理システムは複数の会社がサービス展開をしており、現在様々な種類が存在します。アルバイト採用に特化している採用管理システムや、中途採用、リファラル採用に特化した採用管理システム。管理機能に強みを持っている採用管理システムなどサービスによって様々な強み、特徴があり、料金も様々。 自社の採用手法や規模感によって比較・検討しないと高額になってしまうため注意が必要です。

2.機能を使いこなせない

採用管理システムのなかには求人情報や応募者情報を一元管理するだけではなく、管理システム上でWEB面接ができる機能や内定後のフォロー、さらには入社後の研修までサポートする機能が付いているものもあります。 オプション機能が付いているとその分、操作性も難しくなり、使いこなせず、選考フローの管理が逆に複雑になる可能性もあります。自社に本当に必要な機能を搭載している採用管理システムを導入するのが重要です。

採用管理システム（ATS）導入の注意点

上記では採用管理システム導入時のデメリットを記載させていただきました。採用管理システムのデメリットを無くし、効果的に使うためにはどうようなとこに注目し導入するべきなのかをまとめさせていただきました。

1.導入目的を明確にする

採用管理システムと言っても様々な種類、特徴があり、新卒採用、中途採用、アルバイト・パート採用など各分野での採用が強い採用管理システムや、管理機能に強みを持っており、複数媒体からの応募に対応できるものなど、強みも多方面に及びます。自社の導入目的がしっかりしていないと、自社採用にあったシステムを導入できず、結局使わなくなってしまうといった事態も。自社で一番使う採用手法は何か、採用管理システムで実現したいことは何かなど、導入目的を事前にはっきりさせて置くのが重要です。

2.使う機能、使わない機能を理解する

採用管理システムの機能の有無は導入費用に関わるため、適正なコストで導入したい場合は使う機能、使わない機能をはっきりさせましょう。採用業務に置いて今一番困っていることを洗い出し、そこに対して必要な機能だけを搭載している採用管理システムを候補に選定しましょう。 使わない機能があると、管理の複雑化につながります。

3.契約形態を理解する

採用管理システムは機能だけではなく、契約形態も多岐に渡ります。半年からの契約もあれば1年、2年と言った年間契約から始まる場合もあり、使ってみて使いづらいから解約したいといってもできない場合があります。
使用感などが心配な時は、無料キャンペーンが付いてるものや、少額で試せるものから初めてみるのが失敗しない効果的な方法。
はじめに契約形態を理解しておくのも採用管理システムを導入する際に注意すべき点です。

採用管理システム（ATS）の比較検討で迷ったら

数多くある採用管理システム。導入時に迷ってしまう担当者も多いでしょう。そんな時に参考にしたいポイントを2点まとめてみました。

1.導入しているサイトを見る

採用管理システムなので人事側の採用管理機能はとても重要ですが、採用サイトとしても使えるため求職者側からの見やすさを意識する必要もあります。管理機能は使いやすいけど、採用ページがいまいちでは、求職者からの応募も減ってしまいます。比較検討で迷った際には、導入している会社の採用サイトを見比べるのも効果的です。

2.運営企業のホームページを見る

採用管理システムは多くの会社が販売、開発しています。求人媒体の会社が出していたり、Indeed運用が得意な会社、勤怠管理などバックオフィス系の会社などが開発しており、強みも様々です。導入後、採用に関してのフォローができる会社か、他のシステムとの親和性があるかも導入時の検討材料の重要な選定ポイント。
また、採用活動で取り扱う情報は、個人情報が含まれているため、システムのセキュリティは重要な選定ポイント。提供会社のHPがしっかりしているか、信頼が置けるかといったポイントも重要な点です。実際に運用企業のHPをみて信頼できる会社の採用管理システムを選びましょう。