採用活動が楽になる！？採用管理システムとは
採用管理システム（ATS）とは
採用管理システムとは、応募から採用に至る人事業務プロセスを、ひとつのシステム上で一元管理できるシステムを指します。 また、英語でApplicant Tracking Systemとも呼ばれているため、略してATSとも呼ばれています。 少子高齢化や好景気の影響により、売り手市場と言われている現代。 採用に苦戦している企業も多くあり、企業の採用活動の強化・効率性は重要性を増してきています。 インターネットやスマートフォンなどの普及により、求職者は時間や場所に捉われることなく就職活動が可能になりました。 また、求人市場の変化やインターネットの普及により、企業側は早急かつ丁寧な対応が必要。 しかし、採用活動は掲載する求人の用意や応募者への対応などで多くの工数を割く必要があり、「採用ばかりに時間をかけていられない…」とお困りの方もいらっしゃるでしょう。 そんなお悩みを解決してくれるのが採用管理システム(ATS)なのです。 採用管理システムが実際に人事担当の悩みを、どう解決するのか次の章にまとめたのでご確認ください。
ATSが解決できる悩み
1.採用ターゲットからの応募
「応募は来るけど採用できない」 こんなお悩みも解決できるのが採用管理システム。 多くの採用管理システムは、自社の採用サイトの所有が可能。 デザイン性などはある程度制限されてしまいますが、写真や会社紹介ページなどで社風を伝えることができます。 従来の求人サイトでは文字数制限の関係で伝えられなかった情報も伝えられ、今まで発信しきれていなかった自社の魅力発信が可能。 曖昧な情報ではなく、求職者が欲しい情報をしっかり発信できるため、採用ターゲットからの応募が見込めます。
2.求人サイトごとの求人情報の管理
「複数の求人サイトに登録したいけど、サイトごとに求人を作成する時間がない」 採用管理システムは複数の求人サイトに連携している場合が多く、採用管理システムに求人を記載することによって一気に自社求人の拡散が可能。 一つ一つの求人サイトに会員登録をして求人情報を登録する必要がなくなります。 ワンクリックで自社の求人が複数媒体に掲載される魔法なリモコンのような使い方も可能。
3.媒体ごとの応募者管理
「応募者を確認するために複数サイトにログイン」 この作業が毎朝のルーティンになっている人事担当者も多いと思われます。 採用管理システムは複数サイトに求人は掲載されますが、応募が入った際はシステム上で全て管理できます。システム上でどの求人サイトから応募がきたか、またPV数などもわかるため、分析が容易であり、応募者の見落としもなくなるため効率的に採用活動できます。
4.属人的な選考フロー・管理
「前任から引き継いだが、採用情報が複雑すぎて全くわからない」 採用手法も多様化しており、複数の求人サイトを使ってる企業が増加。採用業務の管理工数も増えてしまうため、情報漏れや、他担当者への引き継ぎ不足などによって採用業務は属人化する可能性。 しかし、採用管理システムは採用に関する業務を一元管理。採用フローの可視化が可能なため情報漏れや対応漏れが減少。引き継ぎも容易になるため、採用状況が担当しか分からないといった属人的な採用から向け出すことが可能。
採用管理システムのメリット
採用管理システム導入に当たって実際にどんなメリットがあるのでしょうか。人事の採用業務削減から、自社の採用力強化まで。採用管理システム導入するメリットまとめましたのでご確認ください。
1.求人情報が影響力のある媒体に一括掲載
採用管理システムは世界最大級の検索エンジン「Indeed」と連携している場合が多く、採用管理システムを導入するだけで、影響力のある求人サイトに自社求人が掲載。 また、食べログを運営しているカカクコムの「求人BOX」やビズリーチが運営している「スタンバイ」といった求人サイトにも連携しており、自社の求人情報が一括して影響力のある求人サイトに掲載されるのが大きなメリットです。
2.応募者の一元管理
採用管理システムは、採用情報の一元管理により、応募者情報や採用の進捗などの可視化が可能。現状を一目で把握できるため、応募者対応の漏れを防ぎます。 情報共有も容易なため、現状把握がしっかりできも、無駄のない採用活動が可能。選考にかかわるデータをシステム上で共有でき、採用業務の属人化を防止が可能。 その結果、人事担当者の採用工数と負担減少につながり、選考に集中できる環境を作ることが可能。
3.応募フローの可視化、共有化
採用までには、書類選考や面接日時の設定、面接、社内選考会議、応募者への通知、内定者による承諾などがあります。 選考過程で、意思決定に時間がかかったり、面接日時の調整などが発生したりすると、応募者への対応が遅くなり、人材の確保に必要不可欠なスピーディーな採用が実現不可能。 採用管理システムを導入し、採用に関する情報を一元管理することによって、面接スケジュールの管理も、社内の意思決定や面接スケジュールの調整もスムーズに進むため、採用までのリードタイムが短縮。 また、採用選考から内定まで採用担当者のみしか理解をしていないという属人化している環境では、その担当者が急な休暇や退職してしまった場合に採用活動もストップしてしまう可能性も。 応募フローの可視化、共有化は採用担当者の工数の削減と会社全体の採用活動の質の向上に繋がるメリットが存在します。
採用管理システムのデメリット
採用管理システムは導入していない企業はメリットが多いですが、導入においてデメリットが生じることも、、、 導入時に生じてしまう可能性があるデメリットまとめてみました。
1.規模によってはコストに合わない
採用管理システムは複数の会社がサービス展開をしており、現在様々な種類が存在します。 アルバイト採用に特化している採用管理システムや、中途採用、リファラル採用に特化した、採用管理システム。管理機能に強みを持っている採用管理システムなど様々な強み、特徴があり、料金も様々。 自社の採用手法や規模感によって比較・検討しないと高額になってしまう可能性もあるため、注意が必要。
2.機能を使いこなせない
管理システムは求人情報や応募者情報を一元管理するだけではなく、管理システム上でWEB面接ができる機能でしたり、内定後のフォロー、さらには入社後の研修までサポートする機能が付いている採用管理システムもあります。 オプション機能が付いているとその分、操作性も難しくなり、使いこなせず、選考フローの管理が逆に複雑になってしまったりする可能性もあります。 自社に本当に必要な機能を搭載している採用管理システムを導入するのが重要。
採用管理システムの導入の注意点
上記では採用管理システム導入時のデメリットを記載させていただきました。 採用管理システムのデメリットを無くし、効果的に使うためにはどうようなとこに注目し導入するべきなのかをまとめさせていただきました。
1.導入目的を明確にする
採用管理システムと言っても様々な種類、特徴があり、新卒採用、中途採用、アルバイト・パート採用など各分野での採用が強い採用管理システムや、管理機能に強みを持っており、複数媒体からの応募に対応できるものなど、強みも多方面に及びます。 自社の導入目的がしっかりしていないと、自社採用にあったシステムを導入できず、結局使わなくなってしまうといった事態も。 自社で一番使う採用手法は何か、採用管理システムで実現したいことは何かなど、導入目的を事前にはっきりさせて置くのが重要。
2.使う機能、使わない機能を理解する
採用管理システムは様々な機能が付いているものがあります。 機能の有無は採用管理システムの金額にも関わってくるので、適正なコストで導入したい場合は使う機能、使わない機能をはっきりさせましょう。 採用業務に置いて今、一番困っていることを洗い出し、そこに対して必要な機能だけを搭載している採用管理システムを候補に選定。 使わない機能があると、逆に管理が複雑になる可能性あり、採用管理システム導入に置いて目的と使いたい機能を整理するのが最も重要です。
3.契約形態を理解する
採用管理システムは機能だけではなく、契約形態も多岐に渡ります。 半年からの契約もあれば1年、2年と言った年間契約から始まるとこもあり、使ってみてやっぱり使いずらいから解約したいといってもできない可能性も大。 使用感など心配な時は、無料キャンペーンが付いてるものや、少額で試せるものから初めてみるのも失敗しない効果的な方法。 はじめに契約形態を理解しておくのも採用管理システムを導入する際に注意すべき点。
比較検討で迷ったら
数多くある採用管理システム。導入時に迷ってしまう担当者も多いでしょう。そんな時に参考にしたいポイントを2点まとめてみました。
1.導入しているサイトを見る
採用管理システムなので人事側の採用管理機能はとても重要ですが、採用サイトとしても使えるため求職者側からのみやすさを意識する必要もあります。 管理機能は使いやすいけど、採用ページがいまいちでは、求職者からの応募も減ってしまう可能性。比較検討で迷った際には、導入している会社の採用サイトを見比べるのも効果的。
2.運営企業のホームページを見る
採用管理システムは多くの会社が販売、開発しています。求人媒体の会社が出していたり、Indeed運用が得意な会社、勤怠管理などバックオフィス系の会社などが開発しており、強みも様々です。 導入後、採用に関してのフォローが得意そうな会社か、他のシステムとの親和性があるかも導入時の検討材料の重要な選定ポイント。 また、採用活動で取り扱う情報は、個人情報が含まれているため、システムのセキュリティは重要な選定ポイント。提供会社のHPがしっかりしているか、信頼が置けるかといったポイントも重要な点。自分でHPをみて信頼できる会社の採用管理システムを選びましょう。
採用管理システムは企業の採用力を劇的にに上げる
採用管理システムは求人掲載出来るだけや一元管理出来るだけではなく、 それによって人事労務が削減され、効果的な採用や他の業務の効率化できるのが大きなポイント。 これから自社の採用力強化を考えている方や、応募者への十分な対応ができていない場合、そもそも忙しくて採用活動までできていない方は採用管理システムの導入を検討してみてはいかかがでしょうか？
